¿Qué es el canal de denuncias anónimas?
Es el medio institucional por el cual se reciben y gestionan las
comunicaciones o informaciones formuladas por los miembros de la Comunidad
Eanista sobre posibles conductas irregulares que atenten contra las normas
y operación de la Universidad Ean.
¿Cuáles son los objetivos del canal de denuncias anónimas de la Universidad Ean?
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Contribuir activamente con el compromiso de responsabilidad social
corporativa y mejores prácticas en materia de buen gobierno, a través de
una mejora continua de los procesos internos para la gestión y control de
conductas ilegales o contrarias a la cultura ética de la Universidad Ean.
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Facilitar la confidencialidad y la seguridad tanto de la Institución como
de los miembros de la comunidad Eanista, a la hora de informar sobre
presuntas irregularidades.
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Constituir el marco de referencia de la gestión abierta, transparente y
equitativa de la Universidad Ean, con fundamento en virtud del Código de
Buen Gobierno. Alentando la denuncia de presuntas irregularidades que
conlleven a un riesgo institucional.
¿Quién puede denunciar?
Cualquier persona o miembros de la comunidad Eanista que conozcan sobre
presuntas irregularidades que conllevan un riesgo importante para la
Institución.
¿Qué puedo denunciar?
Cualquier conducta que suponga un riesgo para la Institución.
Irregularidades perjudiciales para los intereses institucionales
reputacionales, de funcionamiento o gobernanza, entre otros.
Puede denunciarse fraude, es decir actos dolosos de carácter engañoso
realizados con la intención de obtener un beneficio indebido, mediante
engaño y otros medios poco éticos; corrupción; despilfarro de recursos,
sabotaje, etc.
Si Usted cuenta con pruebas por favor adjúntelas.
No serán gestionadas los siguientes:
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Denuncias maliciosas: acusaciones de irregularidades sin que existan
pruebas ni sospechas razonables que las fundamenten y que se presenten con
la intención de causar daño a la integridad o reputación de una persona.
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Rumores y habladurías sin fundamento.
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Discrepancias en relación con las políticas institucionales.
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Denuncias de acoso y diferencias personales o conflictos con compañeros o
líderes de proceso, teniendo en cuenta que para este tipo de denuncias se
gestiona a través del comité de Convivencia Laboral.
¿Este canal me garantiza confidencialidad y anonimato?
La Universidad Ean garantizará la confidencialidad del denunciante mediante
sistemas de comunicación eficaces y que las preserven. Así mismo, protegerá
la identidad de toda persona que acuda a las instancias competentes para
recibir información sobre el canal de denuncias anónimas. Bajo este canal,
se gestionarán las denuncias anónimas y se identificarán con un número de
referencia.
El acceso a los datos de la denuncia quedará limitado exclusivamente a
quienes desarrollen funciones de control interno y de cumplimento. No
obstante, será permitido su acceso por otras personas, o incluso su
comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de
medidas disciplinarias o si procede el trámite de procedimientos
judiciales.
En ningún caso producirá ninguna represalia el hecho de denunciar e
informar de irregularidades a través del canal de denuncias.
¿Quién investigará mi denuncia?
Las denuncias serán recibidas por la Rectora, el Gerente General y la
Secretaría General.
La investigación de las mismas estará a cargo de la Gerencia General y la
Secretaría General y presentarán informe al Comité de Ética de la Institución,
quien puede sugerir estrategias adicionales para atender la denuncia.
¿Cuál el proceso de formulación y gestión de una denuncia anónima?
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PASO UNO: presentar la denuncia.
El canal de denuncias se opera a través de un software especializado,
mediante el cual se asegura el anonimato de quien denuncia presuntas
irregularidades y la transparencia en la gestión del mismo.
En este usted deberá relatar los hechos y adjuntar la mayor información
concreta y comprobable, de modo que se pueda determinar la naturaleza,
alcance, urgencia y proceso a seguir.
Una vez registrada la denuncia recibirá un código o número que le permitirá
hacer seguimiento del caso denunciado.
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PASO DOS: valoración de la denuncia.
El oficial de cumplimiento recibirá la denuncia y emitirá concepto al
Comité de Buen Gobierno, Conducta y Ética de la Universidad Ean para catalogarla como:
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Procedente para cierre: la información aportada en la denuncia no permite
determinar que los hechos conlleven a un riesgo institucional.
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Procedente para investigación: la información aportada en la denuncia
procede para realizar una investigación de los hechos reportados.
PASO TRES: Investigación
La Gerencia General y la Secretaría General de la Universidad Ean investigarán
los hechos objeto de la denuncia, apoyándose en la información del
denunciante y en los demás procesos de la Institución.
PASO CUATRO: respuesta
A través del software de denuncias anónimas de la Universidad Ean se
informará al denunciante del resultado de la investigación.
PASO QUINTO: cierre del proceso
Mediante un acta, numerada y suscrita por El Comité de Buen Gobierno,
Conducta y Ética, se registran las determinaciones respecto a cada
investigación que se desarrolle en virtud de una Denuncia
de irregularidades que conllevan a un riesgo importante para la Universidad
Ean, cerrando con esto cada proceso.
